Zakelijke brief schrijven in het Engels: hoe doe je dat?

In het bedrijfsleven zijn zakelijke brieven ontzettend belangrijk. Veel internationale bedrijven zijn afhankelijk van het Engels voor goede communicatie. Daarom is het goed om een zakelijke brief in het Engels te kunnen schrijven. Taalgebruik bij een zakelijke brief hoort formeel en net te zijn. Houd de zinnen kort en bondig en vermijd afkortingen. Schrijf bijvoorbeeld “I am”, in plaats van “I’m”. Maar hoe schrijf je precies een zakelijke Engelse brief? Je leest het hier.

De opbouw

De opbouw van een zakelijke brief is als volgt:

• Adres (eigen adres en geadresseerde)
• Datum
• Aanhef
• Openingszin
• Inhoud
• Afsluiting
• Ondertekening

Adres

Helemaal links bovenaan komt je eigen adres te staan. Dit kan soms ook de naam en het adres van een organisatie of bedrijf zijn.

Hannah Rijger
Erasmuslaan 25
6525 HP Nijmegen
The Netherlands

Vervolgens schrijf je het adres van de geadresseerde na een witregel.

Noah Hill
55 Oxford street
IF 050 Manchester
United Kingdom

Datum

De datum volgt na het adres van de geadresseerde. Het is niet nodig om een plaatsnaam te vermelden. Schrijf wel de maand voluit met een hoofdletter.

Voorbeeld:

• In een Engelse brief: 15 September, 2018
• In een Amerikaanse brief: September 15, 2018

Aanhef

Een zakelijke brief kan aan drie verschillende soorten ontvangers gericht zijn: een bekende ontvanger, een onbekende ontvanger of een groep mensen. Een bekende geadresseerde kun je groeten bij naam door de voor- en achternaam te noemen of een titel gevolgd door de achternaam.

Mrs wordt gebruikt voor getrouwde vrouwen en Miss voor ongehuwde vrouwen. Mocht je het niet zeker weten, dan kun je voor Ms gaan. Voor mannen worden Dr Of Mr gebruikt. In Brits Engels komt er geen punt achter de aanspreekvormen, maar in het Amerikaans Engels wel. Dus in het Amerikaans Engels schrijf je bijvoorbeeld Mr. met een punt erachter.

• Dear Mr Hill,
• Dear Noah Hill,
• Dear Ms Hill,

Je kunt Sir of Madam schrijven als de geadresseerde een onbekend persoon is.

Dear Sir/Madam,

Als je leden van een specifieke groep aanspreekt, bijvoorbeeld mensen met dezelfde functie, dan kun je deze groep benoemen.

Dear teachers,

Openingszinnen en inhoud

De eerste zin geeft aan waarom de brief geschreven wordt of waarop het een antwoord is.

Voorbeelden:

• I am writing to enquire about…
• I am writing in response to…
• With reference to your letter of 2 September,…
• Thank you for your letter regarding the…

Vervolgens komt de daadwerkelijke inhoud van de brief. Deze bevat de boodschap.

Afsluiting

In de afsluitende alinea herhaal je het belangrijkste punt uit de brief nogmaals en kunnen plannen voor een afspraak aangegeven worden of enige verwachtingen.

Voorbeelden:

• I look forward to hearing from you soon.
• If you have any questions, don’t hesitate to contact me.
• I look forward to the meeting on the 4th of October.
• If you require any further information, feel free to contact me.

Ondertekening

Wanneer je de ontvanger bij naam kent, kun je “Yours sincerely,”, “Sincerely” of “Best regards,” gebruiken, maar is dat niet het geval, dan schrijf je “Yours faithfully,”.

Je handtekening schrijf je vervolgens na een witregel. Hierna komt er nog een witregel vervolgd met de naam van de schrijver en daaronder eventueel de functie van de schrijver.

Voorbeeld zakelijk brief

Hannah Rijger
Erasmuslaan 25
6525 HP Nijmegen
The Netherlands

 

Noah Hill
55 Oxford street
IF 050 Manchester
United Kingdom

 

15 September, 2019

 

Dear Mr Hill,

 

I am writing in response to your question of when the order of fifteen boxes of socks will be shipped to your location. My assistant has inquired me that the delivery date will be the 20^th of this month. I hope this answers your question.

I would like to know when your store will begin with the sale of the socks. I would also like to receive the sales figures of the latest hat collection.

I look forward to hearing from you soon. If you require any further information, feel free to contact me as well.

 

Yours Sincerely,

[handtekening]

 

Hannah Rijger

Sales manager

Video

Wil je nog een uitleg op video zien over het schrijven van een Engelse zakelijke brief? Kijk dan onderstaande video.

 

Let op: aangezien het schrijven van een zakelijke brief in het Engels SE-stof is, kunnen de officiële vereisten verschillen per sjabloon dat een docent gebruikt. Weet je niet zeker wat de exacte vereisten van jouw docent voor dit soorten brieven zijn en is er geen mogelijkheid meer om het hem/haar te vragen? Maak de brief dan zo compleet mogelijk.